HIRKs privatlivspolitik vedtaget på bestyrelsesmøde den 12. Juni 2018

HIRKs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen, herunder lov nr. 502 af 23. maj 2018 (Databeskyttelsesloven).

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Den dataansvarlige er:

Himmelev Rideklub (HIRK)

Herregårdsvej 61, 4000 Roskilde

CVR.nr.: 19840972

www.himmlev-rideklub.dk

Kontaktperson

Mia Christensen

mia@hirk.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger

1)   Medlemmer:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, kontonummer, fødselsdato, mailadresse, højde, vægt.

2)   Hjælpere:

Navn, adresse, fødselsdato, mailadresse, telefonnummer, kontonummer.

3)   Ansatte:

Navn, cpr.nr., adresse, telefonnummer, mailadresse, kontonummer, lovpligtig børneattest.

4)   Praktikanter:
 Navn, cpr.nr., adresse, telefonnummer, mailadresse, kontonummer, lovpligtig børneattest.

5)   Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter:

Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, lovpligtig børneattest.

Hertil kommer generelt:

• Oplysninger om din computer i forbindelse med dine besøg på og brug af vores hjemmeside (herunder, men ikke begrænset til, din IP-adresse, geografisk placering, browsertype og version, operativsystem, henvisning kilde, længde af besøg, sidevisninger, website navigation, brugernavn). 
• Oplysninger om eventuelle transaktioner mellem dig og os på eller i relation til denne hjemmeside, herunder oplysninger om dine eventuelle køb af varer eller tjenester (herunder, men ikke begrænset til, navn, faktureringsadresse, kreditkortoplysninger). 
• Oplysninger, du giver til os med henblik på tilmelding hos os (herunder, men ikke begrænset til, navn, e-mail, telefonnummer, adresse og postnummer, din deltagelse i arrangementer).
• Oplysninger, du giver til os med henblik på at abonnere på vores website-tjenester, e-mail meddelelser og / eller nyhedsbreve (herunder men ikke begrænset til navn, email).
• Andre oplysninger, som du vælger at sende til os. Når du oplyser os om personlige oplysninger om en anden person, er du ansvarlig for, at du har lovligt grundlag for at formidle disse oplysninger på vegne af den anden person.
• Vi indsamler kun følsomme oplysninger (eksempelvis børneattester og opl. om handicap) i det omfang, du selv sender dem ind til os, eller vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

Her indsamler vi oplysningerne fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn  
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse
• Andre aktører, f.eks. undervisere eller bestyrelsesmedlemmer

Vores formål med behandling og indsamling af oplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig/legitim grund. 

Legitime grunde:

• Klubbens berettigede interesser i at behandle dine oplysninger (vurderet efter interesseafvejningsreglen, se ndf.)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene: 

1)     Formål med behandling af medlemsoplysninger: 

• Klubbens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning 
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og tjenesteydelser du har bestilt 
• Administration af din relation til os

2)     Formål med behandling af oplysninger om ansatte, hjælpere, praktikanter og bestyrelsesmedlemmer: 

• Håndtering af disses hverv og pligter i klubben
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

3)     Øvrige formål:

• Holde hjemmesiden sikker og forebygge misbrug.
• Kontrollere overholdelsen af vilkår og betingelser for brug af hjemmesiden.
• Forsvarligt sikre kvaliteten i vores medlemsregister og sikre mulighed for korrekt bogføring og fakturering.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v. 
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling 
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. 
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i klubben, dog ikke billeder af børn under 13 år uden samtykke fra forældremyndighedsindehaver 
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af klubben
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra forældremyndighedsindehaveren.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med klubbens aktiviteter, stævner mv. sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til Dansk Rideforbund og hermed forbundne relevante sites og stævnesystemer.

Da klubben er medlem af Dansk Rideforbund, sker der videregivelse af oplysninger om undervisere mv dertil, for at de kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra relevante idrætsorganisationer

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af klubben, som ulønnet hjælper eller som lønnet medarbejder eller underviser:

Medlemmer, herunder ulønnede hjælpere:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter 

din udmeldelse af klubben.

Ansatte, herunder praktikanter og undervisere

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: 

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ansatte og øvrige til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter Databeskyttelsesloven, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse 
• Retten til sletning 
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.  

Eksterne samarbejdspartnere ved behandling af klubbens dataoplysninger                 

Klubben gør brug af en række eksterne samarbejdspartnere/databehandlere til håndtering af ovennævnte personoplysninger. F.eks. Spar Nord, Klubmodul, Bluegarden mv. Klubben sørger for at indgå de lovpligtige databehandleraftaler med de relevante samarbejdspartnere.

Du kan modtage konkret oplysning herom ved henvendelse til den dataansvarlige, se kontaktinfo øverst.