Klubbens Bestemmelser pr. marts 2024

VEDTÆGTER – HIMMELEV RIDEKLUB
Medlem af Dansk Ride Forbund og Dansk Handicap Idræts Forbund

§ 1
Klubbens navn: Himmelev Rideklub Forkortelse: HIRK
Klubbens Hjemsted: Roskilde Kommune
Klubbens adresse: Herregårdsvej 61, 4000 Roskilde
Klubbens hjemmeside: www.hirk.dk

§ 2
Klubbens formål er, at fremme interessen for ridesporten og at samle medlemmerne til udøvelsen af denne. Samt at lære, navnlig børn og unge, at ride og give dem muligheden for at blive dygtige ryttere i diverse discipliner, samt oplære dem i hestens pleje samt ansvarsbevidst omgang med både dyr og mennesker. Endelig ønsker klubben at inddrage både udøverens familie og beboere i lokalsamfundet i klubbens aktiviteter, således at klubben kommer til at bidrage aktivt til at skabe et bredt velfungerende netværk i lokalsamfundet.

§ 3
Rideklubben er medlem af Dansk Ride-Forbund under Dansk Idræts-Forbund, hvorfor klubben og hvert enkelt medlem er forpligtet til at rette sig efter de 2 nævnte forbundslove, reglementer og bestemmelser, herunder de af de pågældende forbund fastsatte voldgiftsbestemmelser.

§ 4
I rideklubben kan optages senior- og juniormedlemmer. Disse er valgbare til bestyrelses- og suppleantposter. Unge mennesker kan kun optages som juniormedlemmer til og med det år, de fylder 18 år. De er valgbare til juniorposter mellem 14 og 18 år. Medlemskabet er gældende fra den dato skriftlig anmodning herom modtages af bestyrelsen, samt at det til enhver tid fastsatte kontingent er betalt. I rideklubben kan ligeledes optages ryttere til et stævnemedlemsskab.  Stævnemedlemsskab giver ryttere mulighed for at starte stævner under Himmelev rideklub, men det giver ikke adgang til at benytte faciliteterne i rideklubben. Stævnemedlemsskab giver ikke stemmeret i Hirk eller valgbarhed til bestyrelses- og suppleantposter i Hirk.Optagelse af umyndige kræver samtykke fra forældre/værge. Udmeldelse skal ske skriftligt via mail til klubbens medlemsansvarlig og kan kun finde sted med 1 måneds varsel ved opsigelse til et månedsskift. 

§ 5
Klubbens medlemmer og dens bestyrelse hæfter ikke for klubbens gæld og andre forpligtelser.
Klubben hæfter med hele sin formue for klubbens gæld.

§ 6A
Bestyrelsen kan meddele karantæne af nærmere fastsat omfang, dog maks. 2 måneder, til et medlem, der gør sig skyldig i usportslig optræden, eller på anden måde opfører sig til skade for klubben.
For at denne beslutning skal være gyldig kræves, at mere end halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer for karantænen.
Medlemmet skal have adgang til at udtale sig overfor bestyrelsen, inden afstemningen finder sted.
Den af bestyrelsen trufne afgørelse kan indbringes for distriktets forretningsudvalg inden 1 uge. Evt. appel til forretningsudvalget har ikke opsættende virkning.
Forretningsudvalgets afgørelse er inappellabel. Et evt. forretningsudvalgsmedlem fra den pågældende klub er inhabil.
Der betales fuldt kontingent i karantæneperioden, og medlemmet må ikke deltage i klubbens aktiviteter.

§ 6B
I særlige tilfælde kan bestyrelsen indstille til generalforsamlingen, at et medlem udelukkes fra klubben i et nærmere angivet tidsrum over 2 måneder.
På generalforsamlingen afgøres sagen ved skriftlig afstemning, og for vedtagelsen kræves et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer (blanke stemmer tælles som afgivne). Medlemmet har krav på at være til stede og forsvare sig.
Generalforsamlingens bestemmelse om udelukkelse af medlemmet kan indbringes for Dansk Ride­Forbunds Ordens- og Amatørudvalg inden 4 uger. Eventuel appel til Dansk Ride-Forbunds Ordens- og Amatørudvalg har ikke opsættende virkning.
Der betales fuldt kontingent i udelukkelsesperioden, og medlemmet må ikke deltage i klubbens aktiviteter.

§ 6C
I det af § 6 B omhandlende tilfælde kan generalforsamlingen ligeledes ved skriftlig afstemning, og med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer, afgøre at sagen via Hovedbestyrelsen indbringes for Dansk Ride-Forbunds Disciplinærudvalg til afgørelse af, om der tillige skal ske udelukkelse fra andre rideklubber eller evt. indstilles til Dansk Idræts-Forbund, at vedkommende udelukkes fra andre special-forbund under Dansk Idræts-Forbund (eksklusion).
Der betales fuldt kontingent i karantæneperioden og medlemmet må ikke deltage i klubbens aktiviteter.

§ 7
Medlemskontingent for næstfølgende år forelægges den ordinære generalforsamling til endelig godkendelse.
Medlemskontingent opkræves månedligt forud og er forfalden til betaling sammen med de øvrige aktiviteter.
Bestyrelsen kan udmelde medlemmer der ikke har betalt kontingent rettidigt, og som ikke har betalt kontingentrestance senest 2 uger efter at klubben har sendt påkrav herom.
Bestyrelsen er bemyndiget til at ændre på alle øvrige kontingentsatser, men med ansvar overfor generalforsamlingen.

§ 8
Klubbens anliggender varetages af en bestyrelse på 7 medlemmer, der alle skal være fyldt 18 år, samt af en juniorbestyrelse på mindst 3 juniormedlemmer, der ikke må være fyldt 18 år på generalforsamlingsdatoen. Personer med et ansættelsesforhold på HIRK kan ikke varetage bestyrelsesposter. Alle medlemmer af bestyrelsen skal være forældre til juniormedlemmer, eller selv være aktive brugere af HIRKs faciliteter. Mindst 3 skal være forældre til juniormedlemmer. Et bestyrelsesmedlem der i løbet af valgperioden ikke længere opfylder ovenstående krav, kan fastholde sin plads så længe den øvrige bestyrelse bakker op om dette. Den øvrige bestyrelse kan til enhver tid forlange samarbejdet afsluttet med kort varsel. Alle medlemmer af juniorbestyrelsen skal være aktive brugere af HIRKs faciliteter. På generalforsamlingen vælges bestyrelsesmedlemmerne for en periode på 2 år. Suppleanter vælges for 1 år ad gangen.  Der er besluttet vedtægtsændring således, at medlemmer skal melde sig til den siddende bestyrelse én uge før den ordinære Generalforsamling, hvis man ønsker at stille op til bestyrelsen. Det samme vil være gældende for bestyrelsesmedlemmer der ikke ønsker at genopstille til bestyrelsen. Info om hvem der stiller op sendes ud til alle medlemmer med dagsorden til generalforsamlingen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. På ulige år vælges fire bestyrelsesmedlemmer, et juniormedlem, samt tre suppleanter. Genvalg kan finde sted. På lige år vælges tre bestyrelsesmedlemmer, to juniormedlemmer, samt tre suppleanter. Genvalg kan finde sted. Udvalgene er åbne for alle klubbens medlemmer og forældre til juniormedlemmer. Udvalgene kan beslutte at skifte formand, hvilket straks meddeles bestyrelsen. Opdateret liste over udvalgsformænd skal til stadighed findes på klubbens hjemmeside.

§ 9
Bestyrelsen sammentræder på forlangende af formanden eller mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Udvalgsformænd og suppleanter opfordres til at deltage i bestyrelsesmøderne. Dog kan der være behov for behandling af fortrolige punkter hvorfor mødet kan være lukket for andre end bestyrelsen under behandling af disse.
Alle bestyrelsesbeslutninger tages i møder ved simpelt flertal, se dog §6 A.
Står stemmerne lige er formandens stemme afgørende og ved dennes fravær da næstformandens. For at gyldig bestyrelsesbeslutning kan tages, må mindst 4 bestyrelsesmedlemmer være til stede og deltage i afstemningen. Hvis der deltager 4 bestyrelsesmedlemmer kræves mindst 3 stemmer for for vedtagelse af forslag.
Næstformanden træder under formandens fravær i dennes sted.
Til vedtagelse af indstilling til generalforsamling om udelukkelse af medlemmer kræves dog, at mindst 5 bestyrelsesmedlemmer stemmer for beslutningen.
Sekretæren fører protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Protokollen forelægges til godkendelse i det førstkommende bestyrelsesmøde.
Ved møder med enkeltpersoner eller offentlige myndigheder fremlægges referat til godkendelse i det førstkommende bestyrelsesmøde.

§ 10
Klubben tegnes af formanden i forbindelse med et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer eller af tre øvrige bestyrelsesmedlemmer. Ved gæld/pantsætning kræves en enstemmig bestyrelsesbeslutning. Bestyrelsen er bemyndiget til at udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til enten alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningens formue samt til at tegne foreningen i økonomiske anliggender. Klubbens primære formue placeres på en konto som kasserer kun i forbindelse med et andet bestyrelsesmedlem kan disponere over. Kasserer kan disponere over alle konti via eget MitId, herved flytte beløb mellem alle konti og betale regninger. Formand skal godkende transaktioner endeligt. Af særlige konti med beløbsbegrænsninger anvendes en betalingskortkonto som fastansat personale tildeles fuld dispositionsret over. Formanden kan i forbindelse med et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer, eller af tre øvrige bestyrelsesmedlemmer, udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningens midler via elektroniske bankprodukter samt til at indgå kontrakter herom. Bestyrelsen er bemyndiget til at meddele prokura. Forekommer, der spørgsmål, hvorom HIRKs love intet foreskriver, er bestyrelsen pligtig til efter bedste evne og overbevisning at afgøre og løse disse, men skal dog forelægge sagen til medlemmernes godkendelse på den førstkommende generalforsamling. I særlige vigtige anliggender skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling.

§ 11
Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed og indkaldes af bestyrelsen.
Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned  og indkaldes ved skriftlig meddelelse ved mail til medlemmerne og opslag på www.HIRK.dk med oplysning om tid og sted senest 2 uger før afholdelse. Sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen fremsendes dagsorden for denne.
Medlemmer med kontingentrestance har ikke adgang til generalforsamlingen.
Medlemmer har stemmeret fra det fyldte 14. år. Dog har juniormedlemmer mellem det fyldte 14. og 18. år ikke stemmeret i økonomiske anliggender. En tilstedeværende forældre/værge kan stemme på vegne af et medlem under 14 henholdsvis 18 år.

Dagsorden skal indeholde:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent 3. Valg af 2 stemmetællere
4. Bestyrelsen aflægger beretning
5. Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse.
6. Fastsættelse af kontingent.
7. Behandling af indkomne forslag
8. Valg til bestyrelsen
8a. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer, samt 3 suppleanter, i ulige år.
8b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer, samt 3 suppleanter i lige år.
9. Valg til juniorbestyrelsen
9a. Valg af 1 juniormedlem samt 3 juniorsuppleanter i ulige år
9b. Valg af 2 juniormedlemmer samt 3 juniorsuppleanter i lige år.
10. Valg af revisor og 1 revisor-suppleant (valgt for 1 år ad gangen).
11. Nedsættelse af udvalg og valg af formænd til nedsatte udvalg(se §8) f.eks. stævneudvalg, sponsorudvalg, HandyTeam m.m.
12. Eventuelt.

Forslag der ønskes drøftet på generalforsamlingen, skal fremsættes skriftligt, og være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Disse forslag lægges på klubbens hjemmeside senest 5 dage før generalforsamlingen.
Beslutninger på generalforsamlingen vedtages med simpelt flertal, se dog § 12 og § 15.
Afstemning foregår ved håndsoprækning, med mindre et bestyrelsesmedlem eller mindst 3 medlemmer forlanger skriftlig afstemning, se dog § 6 B og §6 C.
Står stemmerne lige er forslaget forkastet. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Dirigenten underskriver generalforsamlings-protokollatet, hvoraf min. skal fremgå hvem der er valgt, samt det under generalforsamlingen vedtagne.

§ 12
Til forandring af vedtægter kræves en majoritet på 2/3 af de afgivne stemmer. Enhver ændring af vedtægterne skal indberettes til DRF for godkendelse.

§ 13
Regnskabsåret går fra l. januar til 31. december.
Regnskabet forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse efter revision af en på den ordinære generalforsamling, for 1 år ad gangen, valgte revisor.
Det reviderede regnskab skal foreligge senest 1 uge før generalforsamlings afholdelse og kan rekvireres af klubbens medlemmer.

§ 14
Ekstraordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen, når denne anser det for nødvendigt, eller når 20 % af de stemmeberettigede medlemmer skriftligt indgiver begæring herom med angivelse af dagsorden.
Indvarslingsfristen er da 1 uge før afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling.
Såfremt ekstraordinær generalforsamling indkaldes på baggrund af begæring fra medlemmer, skal bestyrelsen indkalde til afholdelse indenfor 1 måned.

§ 15
Klubbens opløsning kan kun finde sted, når beslutning herom vedtages på to efter hinanden, med mindst 2 ugers – max. 4 ugers mellemrum, afholdte generalforsamlinger.
Ved den første af disse generalforsamlinger, skal beslutning om opløsning vedtages med mindst 3/4 af de afgivne stemmer.
Ved den anden generalforsamling, kan opløsning vedtages ved simpelt flertal. Eventuelle aktiver skal tilfalde ridesportslige aktiviteter indenfor Distrikt 3.

Således vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling den 17.02.1988 med ændringer vedtaget på generalforsamlingen den 28.11.1990, januar 1996, den 27.01.1998, på generalforsamlingen den 26.02.2001, på generalforsamlingen den 26.02.2004, på generalforsamlingen den 28.02.2013, på generalforsamlingen den 25.02.2015, på generalforsamlingen den 7.02.2019, på generalforsamlingen den 4.02.2020, på generalforsamlingen den 08.02.2022, på generalforsamlingen den 7.3.2023  samt på generalforsamlingen den 12.3.2024.